Marketing PMI, Project Management, Digital Transformation

Smart Working e Digital Transformation: consigli pratici

Le origini dello Smart Working

Partiamo dal capire le origini e la diffusione: un predecessore dello smart working fu il telelavoro, nato negli Stati Uniti e poi introdotto negli anni ‘80 anche in Italia, ma con la Legge di Stabilità del 2012 e la legge n 81/2017 è diventata una vera e propria filosofia di lavoro che consente ai lavoratori dipendenti di effettuare la propria prestazione anche da remoto, all’esterno dei luoghi di lavoro aziendali, in modalità totalmente libera.

Non si tratta solo di un modo di lavorare, sta diventando una vera e propria filosofia e cultura aziendale, parte della Digital Transformation. Infatti la modalità di lavoro agile, nel mondo digitale, richiede una trasformazione dell’organizzazione del lavoro, in cui si richiede collaborazione, responsabilizzazione, autonomia e piena fiducia tra i componenti del team.

C’è da dire che, mai come oggi, con il decreto legge per fronteggiare l’emergenza Covid19,  il lavoro a distanza è il miglior alleato per le PMI, infatti nella maggior parte dei casi, le aziende possono continuare la propria attività lavorativa anche al di fuori dei locali aziendali.

Pro e Contro dello Smart Working

Per prima cosa iniziamo vedendo quali sono i vantaggi dello smart working, dividendoli in due gruppi: benefici per l’azienda e benefici per i lavoratori.

Benefici dello Smart Working per l'Azienda

  • Produttività
  • Risparmio 
  • Collaborazione

Produttività

Se l’azienda è ben strutturata e organizzata la produttività non ne risentirà affatto, anzi. Infatti è dimostrato che i lavoratori, grazie ad una modalità di lavoro più “libera” e autonoma, sono molto più produttivi. A testimonianza di questo l’osservatorio smart working del Politecnico di Milano segnala un aumento di produttività del 15% per le aziende che si sono attivate per la modalità di lavoro da remoto.

Risparmio

La trasformazione digitale, l'utilizzo degli strumenti digitali e delle nuove tecnologie, consentono alle aziende che adottano lo smart working in modo organizzato, di ridurre i costi strutturali e aziendali. Inoltre la Comunità Europea mette a disposizione contributi a fondo perduto proprio per incentivare questo metodo di lavoro innovativo ed efficace.

Collaborazione

Lo svolgimento delle prestazioni lavorative può essere molto più innovativo, collaborativo e proficuo. Quando il benessere dei lavoratori viene messo in primo piano, si crea un ambiente sano nel quale lavorare in modo sereno, e di questo ne beneficia ovviamente l’azienda ed anche i clienti.

Benefici dello Smart Working per i Lavoratori

  • Work-life balance
  • Collaborazione con i propri colleghi
  • Zero sprechi di tempo e risparmio
  • Soddisfazione personale e buon umore

Work-life balance

Lavorando con una certa autonomia, da casa o in spazi creativi propri, il lavoratore sviluppa maggior produttività e consapevolezza che l'azienda è un bene comune, si sente parte di un team e lavora con maggior dedizione e impegno alla mission aziendale.

Collaborazione con i propri colleghi

Essendo il lavoro più flessibile e autonomo, i team di un’azienda sono più proiettati a coordinarsi fra colleghi, e al tempo stesso ad organizzare il proprio lavoro in modo efficiente, creando così un ambiente più sereno e piacevole del quale far parte.

Zero sprechi di tempo e risparmio

Gli smartworker sono liberi di disporre del proprio tempo e ne guadagnano in salute, ovviamente considerando anche il risparmio economico, con una riduzione delle spese di trasporti, benzina o pasti fuori.

Soddisfazione personale e buon umore

Se il lavoro in modalità agile è ben impostato, tutti i componenti del team sono allineati sugli obiettivi da raggiungere. La responsabilità del lavoratore starà nell’ottimizzare le sue ore e le sue risorse al raggiungimento di tali obiettivi, da ciò ne consegue una maggior soddisfazione personale verso i successi raggiunti.

Smart Working: consigli pratici

smart working trasformazione digitale

Se anche tu come noi sei in modalità “smart working”, ma non sei pienamente soddisfatto dei risultati, probabilmente è perché l’azienda non si è dotata della tecnologia, del metodo e della strategia di comunicazione più adatta alle vostre esigenze per organizzare il lavoro da remoto.

Vogliamo darti i nostri migliori suggerimenti per agevolarti e rendere lo smart working una filosofia di lavoro da adottare, anche se in piccola parte, per agevolare la trasformazione aziendale e vederne subito i benefici.

Strumenti Digitali per il Lavoro Agile

Innanzitutto è fondamentale dotarsi di strumenti digitali, meglio se in cloud, ovvero accessibili anche al di fuori dell’azienda e sempre a portata di mano di tutto il team, quali:

  • Gestionale ERP
  • CRM Hubspot
  • Google Drive
  • Archiviazione su cloud
  • Strumenti e device per le video chiamate, es. Zoom, Google Meet, Skype, ...

Fissare obiettivi SMART

Per poter lavorare in modo agile e come una vera squadra ad alte prestazioni, occorre remare tuti dalla stessa parte avendo obiettivi chiari e raggiungibili, ma soprattutto misurabili. Uno dei modi più efficaci per capire se un obiettivo comune è sostenibile e raggiungibile, è la modalità S.M.A.R.T, l'anonimo che identifica le caratteristiche minime e indispensabili. Ti invito a porti queste domande, il tuo obiettivo è?

  • S = Specific (Specifico)
  • M = Measurable (Misurabile)
  • A = Achievable (Raggiungibile)
  • R = Realistic (Realistico)
  • T = Time-Based (Temporizzabile)

Se alle domande avrete risposto sempre SI, avrete fissato obiettivi concreti e raggiungibili, sarà il primo importante passo per raggiungere tutti i traguardi sperati.

Organizzare il Lavoro da Remoto

Come organizzare il lavoro da remoto? Innanzitutto impostare in una chiamata al giorno, alla mattina, per allineare il team sui lavori da concludere, ma soprattutto fissare piccole call diurne su avanzamento lavori. I Primi giorni le call di allineamento saranno sempre molto frequenti ma una volta trovata la giusta modalità di condivisione, saranno sempre meno ma più proficue. Ricorda che è importante che i team siano lasciati liberi di lavorare in tranquillità e in autonomia, il multi tasking è causa di troppa distrazione.

Coordinamento e Condivisione tra i vari Team

In un contesto di collaborazione senza interazioni fisiche, è fondamentale dotarsi di uno strumento unico in cui tutti i componenti del team possono aggiornare gli altri sull’avanzamento lavori e al contempo informare il Team leader sui risultati raggiunti. Questo si può tradurre in un Datasheet su Google Drive, nell'utilizzo di un sistema di Project Management o meglio ancora un ERP in cloud.

Come Organizzare Meeting Produttivi

Nello Smart Working gli incontri fra i membri del team sono praticamente solo online, attraverso piattaforme che consentono di effettuare video chiamate, chat, condivisione di file, etc, ma è facile sprecare tempo e risorse se non si organizzano le cose con cura. Di fondamentale importanza nel lavoro remoto, è infatti l'organizzazione e la preparazione, o si finirà per perdere del gran tempo.

Ecco alcuni consigli pratici, da considerare prima di ogni meeting, per organizzare riunioni molto produttive: 

  1. preparare sempre una presentazione di ciò che si vuole esporre, poche e semplici slide
  2. affrontare solo i punti essenziali per evitare che durante la call si perda l’attenzione dei collaboratori
  3. impostare riunioni di 20 minuti max (ottimo alleato è un timer a portata di mano)
  4. utilizzare strumenti digitali conosciuti e già testati in precedenza

In agenzia utilizziamo praticamente tutti gli strumenti digitali sul mercato, ad esempio Zoom, Cisco Webex Meeting, Skype, Google Meet, Microsoft,... ma ti consiglio di sceglierne uno con il quale tutto il team si senta confidente, definisci una strategia di comunicazione condivisa e testa prima ogni singolo tool, prima di causare perdite di tempo e irritazioni.

Lo Smart Working fa parte del complesso processo di trasformazione digitale delle aziende, un nuovo approccio alle tecnologie e modalità di comunicazione che ci porterà enormi vantaggi nel futuro, ma che richiede pazienza e determinazione, soprattutto per aiutare chi è particolarmente in difficoltà nella transizione digitale.

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